En spade är en spade – att kommunicera så att alla orkar och förstår

Tillkrånglad kommunikation är något Kryast ofta möter i företag och organisationer. Chefer som trasslar in sig. Vill låta smarta. Och ta hänsyn till alla aspekter. Resultatet blir en sörja av kommunikation som på sin höjd ett fåtal kan förstå, och som nästan ingen minns en vecka senare.

Låt oss istället börja kalla en spade för en spade.

Nej, det är inte enkelt. Genomarbetade ägardirektiv och övergripande strategier är viktiga för verksamheten och svåra att förenkla allt för mycket. Och att få ut dessa till alla roller som tillsammans gör skillnad: chefer, administratörer, specialister, säljare, tekniker, operatörer, lärare, undersköterskor – är en utmaning.

Men oavsett roll så bidrar alla dessa olika medarbetare till helheten och behöver kunna ta till sig kommunikationen. Och vad det ni säger betyder för just den medarbetarens vardag.

Hur gör man?

Så hur fångar vi då alla medarbetare och synliggör deras insats, utan att kommunikationen blir för otydlig och komplex? Jo, såhär:

• Vi väljer ut vad alla behöver veta och vad vissa behöver veta.
• Vi tillåter att se oss som en stor helhet samtidigt som vi har team och individuella roller, som har i uppdrag att genomföra något som hjälper helheten i riktning mot vår vision.
• Vi litar på att kollegan gör sitt bästa utan att hen behöver veta allt. Och utan att vi behöver veta allt hen gör. Vi avgränsar och prioriterar.
• Vi ser till att vi kallar saker för vad de faktiskt är, utan omsvep och onödigt byråkratiska formuleringar.

Börja med ledningen

Naturligtvis börjar kommunikationen uppifrån – ägare, styrelse, ledning och chefer behöver ta ansvar för att budskapen förtydligas, förenklas och förankras längs vägen. Och ställa sig frågan:

• Vad behöver ägarna förtydliga för att styrelsen ska göra sitt jobb?
• Vad behöver styrelsen förtydliga för att ledning ska kunna göra sitt jobb?
• Vad behöver ledning förtydliga för att ledarna ska kunna göra sitt jobb?
• Vad behöver ledarna förtydliga för att medarbetarna ska kunna göra sitt jobb?

Det säger sig självt. Om vi ska kommunicera vidare ALLT från varje nivå och dessutom med fackmannamässiga termer så kommer det bli övermäktigt för medarbetaren. Och medarbetaren är ju trots allt den viktigaste skillnaden mellan om vi når dit vi vill eller inte. Det spelar ingen roll hur genomtänkt en strategi är om inte verksamhetens medarbetare förstår hur hen ska arbeta i riktning mot den.

Håll i och släpp inte taget

I en tid av brus, snabba förändringar och hög osäkerhet är det alltså människorna i organisationen som avgör om ni får effekt – eller inte. Därför är ett bra sätt att börja att en gång om året sätta er ner – framför allt i styrelse och ledning – och fundera över vad som är allra viktigast att kommunicera till hela organisationen och för delar av organisationen. Vad ska alla känna till? Vad är mest relevant för vissa grupper?

Börja där och håll i – om ni släpper kommunikationen fritt blir informationsberget lätt oöverstigligt för era medarbetare och effekten uteblir.

Vad säger forskningen?
Flera studier pekar tydligt på att ledningens kommunikation formar hur medarbetare förstår sitt uppdrag och hur de agerar. Här är två tips:

I den svenska studien Kommunikativt ledarskap beskrivs att ledare som engagerar i dialog, återkoppling och tydlighet skapar både tillit och högre prestation: https://www.miun.se/siteassets/forskning/center-och-institut/demicom/komled-k-sv.pdf?utm_source=chatgpt.com 

En annan svensk studie från Lunds universitet visar att medarbetare ser ledningens synlighet och tydlighet som grundläggande för delaktighet och motivation: https://lup.lub.lu.se/luur/download?func=downloadFile&recordOId=9048646&fileOId=9048672