Bli bättre på att ta beslut

Eller kanske du har varit på ett möte där besluten kring de första av agendans punkter får ta tid och frågorna diskuteras ingående för att i agendans sista punkter behöva forcera igenom besluten bara för att hinna med allt innan mötestiden är slut.

Varje dag tar vi massor av beslut i våra verksamheter, vissa av större och andra av mindre karaktär. En del beslut kräver ingen eftertanke, de sker rent intuitivt. Andra beslut kräver att jag funderar en stund, att jag anstränger mig för att komma fram till svaren. Daniel Kahneman, professor emeritus vid Princeton University pratar om vårt beslutsfattande utifrån System 1 och System 2.

System 1 – ditt snabba tänkande

Föreställ dig att du sitter i ett möte med din arbetsgrupp och en kollega svarar ovänligt på en av dina frågor. System 1 uppfattar ovänligheten i kollegans svar snabbt och automatiskt med föga eller ingen ansträngning varpå du anpassar ditt beteende genom att sluta fråga. Mötet fortskrider och det uppstår flera situationer där ditt system 1 får jobba. Det kan vara det plötsliga ljudet du lokaliserar till gatan utifrån, eller ditt omedelbara svar på en fråga inom ditt expertområde.

System 2 – ditt långsamma tänkande

Under mötet diskuterar ni huruvida ni ska fixa eget fika eller beställa från restaurangen till nästa gång. Ni är 24 personer på avdelningen och fikat från restaurangen skulle kosta 75 kr per person. Vad blir 24 gånger 75? Du kan snabbt konstatera att 20 000 kr vore orimligt. Likaså 200 kr. Men du kan inte vara helt säker på att 1400 kr vore fel. För att veta att det korrekta svaret är 1800 kr behöver du räkna ut svaret, och då kopplas System 2 på.

Detta långsamma tänkande kräver ett mentalt arbete som sker medvetet ansträngande och organiserat. Dina muskler spänns, blodtrycket stiger, hjärtfrekvensen ökar. Det kan ske när du iakttar ditt eget beteende under ett viktigt möte med kunder, när du ska organisera ett lagerutrymme på bästa sätt eller när en rapport ska fyllas i.

Sårbarhet i systemet

System 1 kan inte stängas av och skickar ständigt förslag som System 2 överväger. Om System 2 godkänner förslaget blir plötsligt intuitionen till övertygelser och impulser förvandlas till viljehandlingar. Oavsett om intuitionen är korrekt eller inte.

Vilken linje är längst? Det rätta svaret är att båda linjerna är lika långa. Synvillan har använts ofta och kallas för Müller-Lyer villan. Exemplet är bra eftersom det visar på hur skört vårt System 1 kan vara och hur enkelt man kan fastna i en övertygelse som är totalt fel.

Ett annat exempel kommer från en studie av mer än 1150 fångar som sökte benådning eller nedsatta straff. När dagen började fick ca 65 % sina ansökningar godkända för att ligga nära noll precis innan fikarasten. Efter fikarasten var godkända ansökningar uppe runt ca 65 % igen för att återigen ligga nära noll när det närmade sig lunch. Samma cykler följde under eftermiddagen. Studien är bra eftersom den visar på hur skört vårt System 2 kan vara om vi inte ger systemet rätt förutsättningar.

Bli bättre på att ta beslut

Vad innebär det här för vårt arbetsliv? Väldigt mycket! Därför att det är besluten vi tar som formar både vår nutid och framtid. Beslut vi kan uppleva som små (exempelvis en tolkning av en kollegas humör) kan påverka hur vi agerar under ett helt möte. Ett stort beslut (såsom en omorganisation) kan landa fel om det tas med stress och låg energi. En omorganisation ska vi dessutom leva med i år framöver.

Så vad kan du göra för att bli bättre på att ta beslut? Här följer några tips:

• Acceptera att du är människa. Du kan ha fel. Du är ingen maskin som kan ta beslut på löpande band utan paus och eftertanke. Detta kräver en prestigelös självkännedom.
• Lägg in pauser under möten. Ta de viktigaste frågorna direkt i anslutning till att ni haft paus, allra helst direkt på morgonen.
• Ta dig tid att sortera bland beslut. Är det viktigt eller mindre viktigt? Behöver någon mer involveras i beslutet?
• Våga agera på egen hand när ett snabbt val är viktigare än exakt vilket val det blir.
• Låt viktiga beslut med stor konsekvens för verksamheten ta tid. Våga vrida och vända på frågan en gång till. Parkera till nästa vecka. Skrota idén om underlaget plötsligt visar på negativa konsekvenser.

Tillit – en förutsättning för bra beslut

Jag kan utveckla ett eget system för att bli bra på att ta beslut. Men när vi verkar i en organisation tillsammans med andra individer blir kontexten mer komplex. Vi kommer en viss bit genom att ha genomtänkta agendor med regelbundna pauser etc.

Men för att lyckas fullt ut behöver vi också jobba med vår tillit till andra, t.ex. att släppa beslut till en kollega och lita på att det kommer falla väl ut. Vi behöver utveckla den psykologiska tryggheten i gruppen så att kollegor våga säga till när någon tänker fel. Och vi behöver ledare och medarbetare som vågar ta egna beslut vid rätt tidpunkt, och samla ihop en arbetsgrupp när det lämpar sig bäst för organisationens resultat.

Tillsammans skapar detta förutsättningar för effektiva möten, beslut som främjar vår produktivitet och processer som borgar för en god kvalité. Lönsamhet kommer, inte helt oväntat, ur det som fungerar!

/Gustaf Möller

Nyfiken på mer?

I Kryast jobbar vi med beslutsfattande i bland annat våra ledarskapsutbildningar och ledningsgruppsutveckling.
Kontakta Gustaf Möller om du vill veta mer!