Från strategi till resultat

Det exemplen har gemensamt, är att de delar samma utmaning. Oavsett vart i kedjan det brister, så har det negativa konsekvenser för organisationens förmåga att leverera ett bra resultat. En missad möjlighet att skapa större lönsamhet.  

Så, hur skapar du en tydlig styrning? Från ägardirektiv till medarbetare som förstår, är engagerade och jobbar tillsammans mot samma mål.

Förändring är det enda konstanta 

I en värld där förändring är det enda konstanta, står organisationer inför den utmanande uppgiften att formulera framåtblickande strategier som kan omvandlas till mätbara resultat.  

Processen från ägardirektiv till engagerad verksamhet, som arbetar enhetligt mot gemensamma mål, kräver en metodisk och engagerande bolagsstyrning.  

Men hur säkerställer du att ägardirektiven inte bara förstås av styrelsen och ledningen, utan också engagerar varje medarbetare på djupet?  

För att göra processen tydlig, kikar vi på fortsättningen utifrån två vinklar; Ägardirektiv och strategier samt Verksamhetsplan.  

Nu ger vi oss in i pudelns kärna – att hjälpa verksamheter att utveckla en styrande kedja av engagemang och prestation, från toppen av organisationen till dess hjärta; medarbetarna!

Framgångsfaktorer för organisationens effektivitet 

När vi utgår från ägardirektiv och strategier dyker fyra avgörande faktorer upp;  

1. Vikten av ett tydligt ägardirektiv 
2. Ett ägardirektiv som är förankrat i styrelse och ledning. 
3. Framtagning av relevanta strategier. 
4. Förmåga att förankra strategierna. 

1. Är ägardirektivet tydligt? 

Vet ägarna vad de vill? Om det är du som är ägare, vet du vad du vill? Om inte, har någon vågat fråga? I vissa fall är styrningen komplicerad, som i politikerstyrda organisationer eller företag med en komplex ägarstruktur. Lyckas du ändå med konsten att förtydliga vad ägarna vill med verksamheten, kan det göra underverk för organisationens effektivitet längre fram i kedjan.  

2. Är ägardirektivet förankrat i styrelse och ledning? 

Se till att styrelse och ledning inte bara förstår, utan också fullt ut stöder ägardirektiven. Deras engagemang och enhetliga budskap är avgörande för att inspirera resten av organisationen. Det kan med fördel göras genom att man samlar båda konstellationerna samtidigt för att gå igenom direktiven tillsammans med ägare.  

Svettas du över kostnaden att föra samman alla dessa människor? Fundera istället på om du har råd att inte investera i dessa relationer och att, på riktigt, förankra hela organisationens riktning.  

3. Är ägardirektivet omvandlat till strategier? 

Vilka övergripande strategier behövs för att kunna röra oss i riktning mot och leva i enlighet med ägardirektivet? Ett sådant strategiarbete är svårt för en ledningsgrupp att genomföra på egen hand. Ofta är varje individ fullt upptagen och delvis mentalt begränsad av sitt verksamhetsfokus. En väl genomtänkt styrelse kan på ett objektivt sätt lyfta blicken och avgöra vilka strategiska val som behövs för att efterleva ägardirektivet.  

4. Är strategierna förankrade? 

En viktig del av processarbetet med en tydlig styrning är att investera tid i delaktighet och förankring. En överlämning mellan t.ex. ordförande och VD går kanske snabbast. Men det är tveksamt om det är effektivt på lång sikt.  

Att i denna fas investera tid betalar sig snabbt längre fram i processen. Om det går, låt hela styrelsen vara med i förankringsarbetet till ledningsgruppen! Utgå från målbilden; hur kan du på bästa sätt nå fram till ledningsgruppen i förankringsprocessen? 

Från plan till handling

För att en verksamhetsplanering ska omvandlas till framgångsrika handlingar, behöver du jobba med följande fyra områden: 

1. Taktiska val och aktivitetsplan 
2. Prioritering och involvering 
3. Kommunikation 
4. Engagemang och motivation 

1. Taktiska val och aktivitetsplan 

För varje strategi styrelsen formulerat behövs taktiska val. Vad ska vi fokusera på för att skapa bäst förutsättningarna att genomföra våra strategier? Vilken taktik ska vi använda för att vara resurseffektiva och öka chansen att nå målet? 

Ett taktiskt val är nära kopplat till hur; aktiviteterna som ska leda till målet. Det viktigaste är inte att hamna helt rätt i vad som är en taktik och vad som är en aktivitet. Det viktigaste är att lyckas med syftet, att tratta ner strategierna till något som skapar en tydlig riktning för hela verksamheten. 

Inga strategier blir till verklighet utan att det också sker någon typ av ”verkstad”. Det faktiska arbetet som varje dag för oss i riktning mot målet.  

Vanligtvis ansvarar ledningsgruppen för de taktiska valen och ibland även hela aktivitetsplanen. Har man möjlighet att involvera medarbetarna i aktivitetsplanen kommer du inte bara få ett bättre underlag, du kommer även öka engagemanget när aktiviteterna väl ska genomföras!

 2. Prioritera arbetet och involvera medarbetarna 

Du som utför en uppgift varje dag, kan också jobbet i fråga bättre än de som inte gör det. För att få en plan att bli till handling krävs att medarbetarnas involveras. Vilka områden i planen berör medarbetarna mest? Och vad tycker de?  

Här kan en genomtänkt metod väga upp för tid och arbetsinsats. En välfungerande ledningsgrupp kan t ex.  

• Välja ut vilka områden som ska involvera medarbetarna. 
• I respektive grupper genomföra väl faciliterade workshops. 
• Både fånga spännande synpunkter och öka engagemang och delaktighet. 

Är det svårt att i er organisation nå ut till alla medarbetare på samma gång? Prova metoder som att fånga input i samband med ordinarie rutiner, exempelvis utvecklingssamtal, APT eller daglig styrning.  

Ett tredje sätt att involvera medarbetarna är att välja ut nyckelpersoner som ambassadörer för övrig verksamhet. Min erfarenhet är att det alltid finns ett sätt att involvera medarbetarna, så länge du ägnar lite tid åt att fundera över vilken metod som passar bäst.  

3. Genomtänkt kommunikation 

Att identifiera jobbet är en del. Nog så avgörande är det att få arbetet att leva långsiktigt i verksamheten. En vanlig metod är att formulera en vision och värdegrund om det inte redan finns. Därefter tydliga mål som knyter ihop individens prestation med gruppens och organisationens resultat. Allt för att bidra till känslan att det just du gör på jobbet idag, påverkar helhetsresultatet.  

Men hur blir det inte en hyllvärmare? Ett framgångsrikt sätt är att kommunicera mer, om mindre. Vad är det absolut viktigaste för medarbetarna på avdelning x att veta för att  

• känna meningsfullhet och engagemang? 
• kunna arbeta tillsammans i riktning mot visionen? 

Alla behöver inte veta allt. Men alla behöver veta vad de själva ska göra och varför. Alla behöver ha fått en gemensam karta och sina kompasser ställda i samma riktning. Alla behöver också känna tillit att även om avdelning Y behöver gå en annan stig än avdelning X, strävar alla mot samma mål. 

Det som avdelningen (faktiskt) behöver veta paketeras och kommuniceras regelbundet i de kanaler som passar verksamheten bäst. Regelbundna möten, nyhetsbrev, intranät, pulsmätningar, inredningen, informationstavlor etc. 

4. Engagemang och motivation 

När en medarbetare ställer sig frågan “What´s in it for me?” är det bara att ropa grattis! För om du kan skapa ett engagemang där varje individ kan känna incitament att bidra, har du kommit långt i ditt engagerande ledarskap.  

Högsta vinsten är organisationer som lyckas med detta genom sin vision och värdegrund. När medarbetare känner att det högre syftet, bolagets varför, också är motorn som driver motivationen. Men ibland behövs också andra former av belöningar eller erkännanden som karriärmöjligheter eller bonusar.  

Däremellan finns också det kulturella kittet, t.ex. med en öppenhet för feedback. Genom att uppmuntra en kultur där feedback välkomnas och värderas, både uppåt och nedåt i organisationen, skapas förutsättningar för att snabbt korrigera planen när något händer. Det skapar samtidigt en känsla av ägande och delaktighet bland medarbetarna. 

Kombinerar vi detta med att gemensamt fira framgångar, alstras energi som hela tiden för verksamheten framåt – i en gemensam riktning. 

Alla vinner på en tydlig styrning

Att skapa en tydlig styrning är den viktigaste kedjan i en organisation. Om den brister, blir resultatet alltid lidande.  

I organisationer där kedjan är stabil, möter du medarbetare som är involverade, engagerade och jobbar tillsammans mot gemensamma mål.  

I dessa verksamheter finns bara vinnare – med medarbetare som stolt berättar om sin arbetsplats och ägare som ser sina verksamheter växa till nya höjder! 

Vill du fortsätta resan?

Missa inte Kryast frukostseminarium 13 september; Vill du se resultat av din strategi? som genomförs i samarbete med Styrelseakademien och Almi.