Konsten att leda en hybrid organisation

Men vilka utmaningar och möjligheter finns det egentligen med att leda en organisation där en del kan jobba på distans, och andra inte?

Maria Rehn, konsult och utbildare i Kryast, är också VD i BeFair. Bolaget verkar i flera orter, och att leda på distans är för henne en grundläggande förutsättning. Med ca 60 anställda samt ca 100 timanställda vid 15 bad- och friskvårdsanläggningar, där olika roller har olika förutsättningar för distansarbete, är också ett flexibelt ledarskap ett faktum.

Att leda i en hybridorganisation är dock inte så olikt att leda en organisation där alla arbetar på samma plats, menar Maria Rehn.
– I grund och botten gäller det att ha sina värderingar som en stadig grund att stå på, och gemensamma mål att arbeta med. Jag anser också att ett tillitsbaserat ledarskap är en förutsättning. Det behöver finnas trygghet oss emellan, och kulturen ska möjliggöra detta.

Tydlighet och kommunikation

Det finns fortfarande många arbeten som inte kan utföras på distans. Och där tror Maria att det finns mycket att vinna på tydliga arbetsbeskrivningar och transparent kommunikation.

– På så sätt är det klart redan från början om man har möjlighet att jobba på distans eller inte. Men det ska definitivt vara tydligt från arbetsgivarens sida, och kommuniceras till medarbetarna, varför vissa kan jobba helt eller delvis på distans och andra inte. 

– Jag vill också vända på den här aspekten. Det är viktigt att arbetsgivaren erbjuder en attraktiv arbetsplats. Generellt har runt hälften av våra arbetstagare ett jobb där de behöver vara på plats. Precis som den psykosociala arbetsmiljön är jätteviktig för att trivas på jobbet, är den fysiska miljön en stor del av upplevelsen. Vi vill självklart att man ska vilja vara på jobbet, både för att träffa kollegor och vara i en härlig miljö.

Den psykosociala arbetsmiljön

Maria betonar även vikten av att systematiskt arbeta med den psykosociala  arbetsmiljön.

– Den största utmaningen i att leda på distans är enligt mig att säkerställa den psykosociala arbetsmiljön. Du kan inte knacka på hemma hos någon så som du kan kika förbi personen på jobbet. Det gäller att hitta alternativa sätt. Jag ringer till exempel alla våra verksamhetschefer en gång i veckan för att hänga med i både jobbrelaterade frågor och personens vardagliga liv. När vi inte får mellansnacket i fikarummet behöver vi hitta ett annat sätt att få till det.

Psykologisk trygghet skapar lönsamhet

Den investering som Maria ser får bäst effekt är att lägga tid och energi på introduktionen. Det gäller både ansvar och roll, men i synnerhet värderingar och kultur.

– Att vara närvarande, vare sig det är på plats eller digitalt, när vi i teamet till exempel introducerar en ny chef är avgörande för det framtida samarbetet och effektiviteten. Tiden vi investerar i att lära känna varandra och till exempel förstå sitt mandat, skapar en trygghet för personen i sin roll. Jag kan tydligt se att psykologisk trygghet i en grupp skapar möjligheter för bättre lönsamhet bolaget. Vi kan snabbt agera i operativa frågor och samarbetet kollegor emellan förstärks, oavsett om de jobbar på samma anläggning eller i olika städer.

Vinsterna av den hybrida organisationen 

Det står klart att den hybrida organisationen inte är till för alla arbetsplatser, men att det samtidigt är en organisationsform som växer sig allt större i Sverige. Vilka är då vinsterna med den hybrida formen? 

För den enskilde individen är vinsten främst i form av ökad balans och en större möjlighet att få alla pusselbitar i livet att harmonisera. Att till exempel inte behöva bilpendla varje dag.

Den främsta vinsten för arbetsgivarna är att öka möjligheterna till kompetensförsörjning. Organisationen kan söka efter sin kompetens med betydligt större räckvidd när du inte längre behöver jobba i samma stad som arbetsplatsen befinner sig. Det innebär i sin tur att många arbetsplatser behöver ställa om sin verksamhet till en hybrid form för att kunna vara tillräckligt konkurrenskraftig  på arbetsmarknaden. 

Tips för chefer och ledare

Nedan delar Maria med sig av några frågor att utgå ifrån, för chefer och ledare som håller på att ställa om till en hybrid modell. 

1. Vilken hybridmodell passar för vår organisation?
2. Vilka personalgrupper i vår organisation kan jobba hemma och vilka måste, enligt uppdragsbeskrivning och förutsättningar, vara på den gemensamma arbetsplatsen?
3. Vad skall ledningen besluta, vad beslutar respektive enhet/team och vad kan medarbetaren själv besluta om i förhållande till er hybridmodell?
4. Skall alla finnas på plats på den gemensamma arbetsplatsen någon/några specifika dagar under veckan?
5. Hur ser gränsdragningslistan ut för försäkringar vid hemarbete?
6. Hur säkrar vi upp vårt systematiska arbetsmiljöarbete i en hybridmodell?

Kontakt

Har du frågor eller funderingar kring att utveckla ditt ledarskap i en hydrid organisation? Känner ni er redo att ta nästa steg för att driva och leda ett tydligt och hälsofrämjande arbetsmiljöarbete i hybridform?

Maria Rehn når du på e-post till maria@kryast.se eller på telefon 070-422 20 36.

Vill du veta mer om Kryast erbjudande för chefer och ledare? Läs mer 

Fakta – distansarbete och arbetsmiljö

• Ungefär hälften av de yrkesverksamma i Sverige har jobbat hemifrån, helt eller delvis, senaste året. (Läs mer: Svenskarna och internet)
• Arbetsgivaren har alltid det yttersta arbetsmiljöansvaret men kan fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet. En sådan fördelning bör vara tydlig så att alla vet vad som krävs av dem. (Läs mer: Arbetsmiljöverket – arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön)
• Arbetstagaren har i sin tur ett ansvar, t.ex. kring ergonomi. (Läs mer: Prevent –  Arbetsmiljö vid distansarbete)