Så undviker du att komplexa möten kapsejsar

En gästkrönika av Agneta Björck & Maja Gréen, som skrivit böckerna Beredd på det oförberedda HR – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet och Beredd på det oförberedda LEDARE – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet.

Grus i maskineriet  

Komplexitet är vardagsmat för ledare och HR inom arbetslivet. I detta kan det uppstå grus i maskineriet av olika slag. Ibland är det ett skav och i andra situationer tar det helt stopp i kommunikationen. Medarbetarna upplever stress och har inte tillgång till sina bästa jag. Ett  problem chefer och HR upplever i det komplexa mötet är att hantera sin egen frustration, när det tar stopp eller går trögt.   

Våga hantera komplexitet 

Arbetslivet präglas av krav på att klara av att hantera komplexa frågeställningar, ofta i ett högt tempo. Som chef är ditt ansvar att hantera sådana situationer och hitta lösningar även när det känns omöjligt. Men vad kan du som chef och ledare konkret göra?  

Vi har sett att både möten av komplex karaktär och krav på samarbete mellan HR och ledare har ökat. Det är därför viktigt att HR och ledare har kunskap och verktyg om hur komplexa system fungerar och hur man hanterar dem.  

Genom att arbeta med att främja tillit, grupputveckling och tvärprofessionell samverkan har ledare tillsammans med HR en viktig roll i det moderna komplexa arbetslivet. I arbetet har cheferna stöd av HR i att reflektera över motstridiga perspektiv, intressen och behov.  

Sluta leta enkla svar på komplexa frågor 

När något är komplext finns det ofta stress och motstridiga krav med i bilden. Det är lätt att vilja förenkla de utmanande frågorna för att få enkla, snabba lösningar och svar. Men dessa utmaningar kräver kreativa dialoger, inte förenklingar.  

Om vi förflyttar oss från komplexitet till komplexa möten, vad är viktigt att tänka på då? 

Före mötet:  Ett tips är att bredda planeringen genom att ta in din intentionella hållning. Det kan innebära att din intention blir att “öka kontakten i relationen.” Ofta är bristen på kontakt mellan mötesdeltagarna ett större problem än bristen på lösningar. 

Under mötet: Du kan tänka att din roll är att vara en spänningsreglerare. I det komplexa mötet finns det ofta stress som gör att deltagarna tappar kontakten med sitt bästa jag. Du som mötesledare behöver reglera spänningen för att ni ska få tillgång till den gemensamma intelligensen. Var lugn och trygg! Nyfiken! Prata om pratet! 

Efter mötet: Det är ett tillfälle för eftertanke då du som mötesledare reflekterar och lär. Vad gick bra? Vad kan gå bättre? Varför blev det som det blev? Här kan chefer och HR verkligen dra nytta av varandra! 

Reflektion som verktyg 

I ett komplext möte är det en hjälp att kunna reflektera och metareflektera, det vill säga att prata om pratet. Du benämner de mönster och samband som finns och ställer frågor kring vilket tankesätt som ligger till grund för era reflektioner. Man betraktar situationen från olika avstånd och riktningar. 

Våga lita på processen under hela förloppet, före, under och efter mötet. Det gäller även mellan möten. Utmaningen kan vara att härbärgera det emergenta, det som helt plötsligt dyker upp under mötet. Det är här du behöver vara beredd på det oförberedda, att gå in i dessa lägen med nyfikenhet och närvaro.  

/Agneta Björk & Maja Gréen

Beredd på det oförberedda – Frukostseminarium

Agneta Björck och Maja Gréen har  skrivit böckerna Beredd på det oförberedda HR – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet och Beredd på det oförberedda LEDARE – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet. De är fristående men kan samläsas.   

Under hösten bjuder Kryast i samarbete med Maja Gréen och Agneta Björck in till frukostseminarium med samma tema.

• Kristianstad, torsdag 9 november – läs mer och anmäl mig!
• Växjö, fredag 10 november – läs mer och anmäl mig!